Com um número crescente de líderes de equipe enfrentando o desafio de gerenciar equipes remotas, muitas vezes com pouca experiência anterior, pode ser importante entender o que é necessário para o sucesso e como a função difere do gerenciamento de equipes em um ambiente de escritório mais tradicional.

Embora isso seja perfeitamente viável, apresenta alguns desafios únicos, pois algumas práticas de gerenciamento de equipe estabelecidas no local de trabalho podem não se traduzir bem em um ambiente remoto.

Com isso em mente, apresentamos algumas práticas recomendadas para gerenciamento remoto de equipes.

Estabeleça claramente as regras

O primeiro passo para gerenciar equipes remotas com sucesso é definir as regras básicas com antecedência e garantir que elas sejam aplicadas.

As regras precisas aqui variam de equipe para equipe, mas os funcionários precisam saber o que se espera deles.

Por exemplo, você pode estabelecer desde o início que a equipe terá uma reunião diária para relatar o progresso e trazer quaisquer problemas.

Você também pode precisar definir a melhor maneira de os membros da equipe entrarem em contato com você e os melhores horários.

Definir regras e expectativas com antecedência ajudará a garantir que a equipe as cumpra e também pode fornecer um nível de consistência.

Comunique-se diariamente

Os check-ins diários podem desempenhar um papel vital se você precisar gerenciar remotamente uma equipe.

Para algumas pessoas, mudar para o trabalho remoto pode ser inquietante, então a rotina de checar com a equipe mais ampla todos os dias pode ser extremamente valiosa, especialmente nos primeiros dias e semanas.

Você pode usar esses check-ins diários para avaliar o progresso, fornecer feedback e ver se há alguma pergunta que os membros da equipe precisam fazer.

À medida que a equipe se torna mais estável, a frequência dessas sessões em grupo pode ser reduzida.

Ofereça várias opções de contato

Outra das melhores práticas para gerenciar equipes remotas é garantir que a equipe tenha várias opções de contato disponíveis.

Isso pode significar chamadas de vídeo, chamadas telefônicas, mensagens instantâneas, e-mail e muito mais.

Claramente, há benefícios significativos na videoconferência e esse pode ser o melhor método de comunicação para reuniões de equipe.

No entanto, quando um membro da equipe tem uma pergunta não urgente a fazer, você provavelmente não vai querer que ele faça uma chamada de vídeo para você.

Forneça várias opções e tente estabelecer qual forma de comunicação é melhor para diferentes situações.

Estabeleça metas e objetivos mais amplos

A falta de monitoramento presencial significa que a produtividade é sempre uma preocupação com os arranjos de trabalho remoto.

Embora os estudos tenham sugerido que a produtividade média não sofre na maioria dos casos, a produtividade individual pode diminuir.

Existem opções disponíveis para monitorar os níveis de atividade, mas elas podem fornecer uma leitura imprecisa considerando todos os tipos de tarefas.

Uma maneira melhor de manter a produtividade alta pode ser trabalhar com os membros da equipe e definir metas individuais, juntamente com objetivos de equipe mais amplos que ajudarão a orientar a tomada de decisões de cada membro.

Forneça o software certo

Em seguida, você precisa certificar-se de que sua equipe esteja equipada com o software necessário para desempenhar suas funções com eficiência e executar as tarefas necessárias. As opções aqui dependerão do que sua equipe faz.

Longe de aplicativos de software especializados, os membros da equipe precisam de acesso a softwares de comunicação, como Microsoft Teams ou Zoom, e aplicativos principais, como Microsoft Office ou Google Workspace.

Além disso, é importante garantir que todos os membros da equipe estejam usando as mesmas versões dos principais aplicativos para evitar problemas de compatibilidade e também fornecer treinamento para funcionários que não estejam familiarizados com determinados softwares de trabalho remoto.

Tente ser mais flexível

O trabalho flexível é valorizado por muitos funcionários. De acordo com estatísticas, 76% dos trabalhadores dizem que estariam mais dispostos a permanecer com seu empregador atual se pudessem trabalhar em horários flexíveis.

O trabalho remoto oferece uma oportunidade ideal para introduzir ou expandir esse tipo de flexibilidade.

Dependendo do trabalho que está sendo feito e da quantidade de colaboração em tempo real necessária, você pode optar por ser flexível nos horários de início do trabalho.

Em muitos casos, isso resultou no aumento do moral da equipe e na permanência mais longa do pessoal valorizado.

Use o trabalho remoto a seu favor

Uma das vantagens mais interessantes associadas ao trabalho remoto é a capacidade de contratar pessoas de qualquer lugar do mundo.

Afinal, quando as pessoas não precisam frequentar um local de trabalho físico, elas não precisam morar perto.

Quem trabalha com marketing e redes sociais por exemplo, precisa apenas de um computador e acesso à internet para realizar o trabalho. E isso não precisa ser feito de dentro de um escritório.

Use isso para criar uma equipe mais dinâmica, diversificada e especializada. Em um nível básico, o trabalho remoto fornece um pool de talentos mais profundo para explorar, o que pode resultar em novas contratações com habilidades superiores.

Além disso, você também pode se beneficiar com a disponibilidade de funcionários em diferentes horários do dia ou obter informações locais valiosas com equipes de solo em regiões-chave.

Sirva como mentor para sua equipe

Para obter os melhores resultados, uma recomendação é tentar orientar mais do que você gerencia. Mentoring significa coisas diferentes para pessoas diferentes, mas o objetivo é ajudar no desenvolvimento pessoal.

Isso significa compartilhar conhecimento e experiências com sua equipe e ter um interesse ativo em seu progresso.

Pode envolver fornecer um certo nível de apoio emocional – especialmente importante com trabalhadores remotos – e também significa fazer um esforço consciente para liderar pelo exemplo e servir de modelo para os membros da equipe.

Faça check-ins individuais

Embora a comunicação regular seja importante para a equipe, também é crucial que você reserve um tempo para realizar verificações individuais.

Isso não precisa ocorrer todos os dias, mas deve acontecer regularmente.

Você pode ter alguns membros da equipe que estão lidando com algum tipo de problema e não querem compartilhar em grupo.

Dependendo da natureza das reuniões de equipe, eles podem não ter conseguido os resultados que gostariam.

Os check-ins individuais também oferecem uma boa oportunidade para fornecer algum treinamento e verificar o progresso.

Seja humilde

O gerenciamento cuidadoso de sua equipe é essencial, mas você precisará encontrar o equilíbrio certo e evitar se tornar arrogante.

Em particular, o micro gerenciamento pode se tornar um grande problema e prejudicar a eficácia de sua equipe.

Ao gerenciar equipes remotas, é crucial que você forneça instruções claras, defina prazos e solicite atualizações de progresso.

No entanto, você também precisa confiar em sua equipe e acreditar que eles sabem como fazer seu trabalho.

Isso significa saber quando dar um passo atrás e permitir que eles assumam o controle da situação.

Forneça o equipamento certo

Muitos daqueles que são solicitados a gerenciar remotamente uma equipe não dedicam o tempo necessário para garantir que todos os membros tenham o equipamento de que precisam.

Isso pode ter repercussões a longo prazo, especialmente se as pessoas sentirem desconforto físico ao trabalhar em casa ou se estiverem com dificuldade para realizar seu trabalho de forma eficaz.

Em particular, você precisa pensar na ergonomia básica.

Os membros de sua equipe têm uma mesa apropriada? Eles têm uma cadeira ajustável com o suporte certo para reduzir problemas nas costas e no pescoço? Eles estão cientes de como posicionar seu monitor?

Todos esses são problemas que podem ser observados em um ambiente de escritório, mas são fáceis de serem esquecidos remotamente.

Ofereça incentivo e feedback

O moral é importante em qualquer ambiente de equipe, mas equipes remotas podem exigir um nível extra de incentivo.

Afinal, os membros da equipe provavelmente não experimentarão algumas das interações menores que podem ajudar a manter as pessoas motivadas.

Palavras de encorajamento podem ajudá-los a se sentirem valorizados, enquanto a falta de encorajamento pode levar a situações em que eles diminuam seus níveis de esforço.

Ouça o feedback dos funcionários

Além de fornecer feedback aos vários membros da equipe, também é útil reservar um tempo para solicitar feedback deles.

Este feedback pode ser sobre a forma como as tarefas são organizadas, a forma como o dia está estruturado, a carga de trabalho, etc.

Depois de fazer isso, é importante que você realmente ouça o que é dito e entenda. Você também deve tentar identificar quaisquer tendências claras no feedback, como questões levantadas por mais de um membro da equipe, pois elas podem precisar ser tratadas com prioridade.

Aceite um período de ajuste

Por fim, ao gerenciar equipes remotas, é melhor aceitar que será necessário um período de ajuste, em que os membros da equipe se acostumem a trabalhar dessa maneira.

É quase inevitável que surjam alguns problemas imprevistos, e alguns membros da equipe podem se sentir inicialmente inseguros ou sobrecarregados.

Problemas técnicos são comuns, mas quase sempre podem ser resolvidos, enquanto hábitos de trabalho de longa data formados em ambientes de escritório podem demorar um pouco para se dissipar. Tente manter a calma e adotar uma abordagem paciente nos estágios